چگونه مدیریت ژاپنی را در یک شرکت ایرانی اجرا کنیم

عصر ایران؛ جواد لگزیان  ـ مطالعات نشان می‌دهند ژاپن قبل از ۱۶۰۳، کشوری فقیر و عقب‌مانده بود که آشوب و گرسنگی سراسر آن را فرا گرفته بود. اما وقتی که تحول در نگرش و تغییر برای بهبود، به‌شکل فرهنگ، در مردمان ژاپن فراگیر شد، ژاپن با سرعتی چشمگیر به‌سوی توسعه و شکوفایی حرکت کرد. شکل‌گیری صنعت ساختمان، توسعۀ کشتزارهای برنج، کنترل رودخانه‌ها، ساخت پل‌ها، ایجاد سیستم‌های مالی و اعتباری و بهره‌گیری از همۀ اقشار جامعه در جهت ساختن ژاپن از دستاوردهای این فرایند فرهنگی بود. اما این تغییر چگونه ایجاد شد.

ژاپنی‌ها معتقدند آنچه به دست آورده‌اند حاصل تغییر در نگرش بوده ‌است و بر همین اساس، اگر فرایند یادگیری منجر به تغییر در نگرش و به‌تبع آن تغییر در رفتار نگردد، در عمل هیچ دستاوردی به‌همراه نخواهد داشت. بر همین اساس، تأکید داشتند مدیریت ژاپنی «کایزن» برخلاف تعبیرها و تفسیرهای ناقصی که در سایر کشورها از آن شده است، یک تکنیک نیست بلکه یک فرهنگ یا یک رویکرد نگرشی در جهت تغییر در نگاه و باور است تا بر اساس آن، با تغییر در خود و پیرامون خود به‌دنبال بهبود مستمر باشیم. 

دکتر محسن گل‌پور مدیر برگزیده کشور در سال ۱۴۰۰ که دوره تخصصی مدیریت ژاپنی را در کشور ژاپن گذرانده است، قصد دارد تکنیک‌های اجرای این شیوه مدیریت در ایران را در کتاب «مدیریت ژاپنی: کایزن؛ به همراه گزارشی جامع از طرح‌های اجراشده» بیان کند و به این ترتیب خوانندگان کتاب را در مسیر پیشرفت و توسعه فردی و همچنین شرکت و سازمان یاری کند.

ژاپن از آغاز تا امروز؛ مدیریت کایزن، اصول و ارکان کایزن؛ جايگاه کايزن در شغل و سازمان شما؛ مراحل اجراي فرآيند کايزن در سازمان؛ نمونه‌هاي اجراي کايزن در سازمان‌هاي ايراني؛ روش‌هاي پياده‌سازي کايزن در سازمان؛ و رابطه فرهنگ و توسعه عناوین هشت فصل این کتابند.

در مقدمه کتاب آمده است که KAIZEN یک لغت ژاپنی است که از دو قسمت KAI ، به‌‌معنی تغییر، و ZEN، به‌معنی بهتر تشکیل شده ‌است؛ بر همین اساس کایزن  را اصطلاحاً   Continuous Improvement به‌معنی «بهبود مستمر» تعریف می‌ کنند.

کایزن به ما می‌ آموزد به‌جای آنکه به‌دنبال تحولات اساسی و بزرگ باشیم، تغییرات کوچک و پیش روی را دنبال کنیم؛ زیرا برآیند تغییرات کوچک، خودبه‌خود تحولات بزرگ را به‌همراه خواهد داشت: تحول= برآیند تغییرات کوچک 

از دیگر نکات برجسته و اساسی در فرایند کایزن، مشارکت همۀ نیروها در امر تغییر است. برخلاف روش‌های سنتی که عموماً تغییرات را مدیران و تصمیم گیرندگان ارشد سازمان‌ها صورت می‌ دهند، در کایزن تک‌تک نیروها در امر تغییر مشارکت دارند و بر همین اساس، هر یک از نیروها در بخشی از سازمان که خود در آن فعالیت می‌ کنند یک گروه کایزن تشکیل می‌ دهند و به بهبود فرایند کار خود بر اساس این اصول می‌ پردازند: ابتدا مشکل را پیدا می‌ کنند؛ در ادامه برای آن راه‌حل انتخاب می‌ کنند؛ سپس آن را اجرا می‌ کنند؛ و نتایج و دستاورد آن را با قبل از اقدام، مقایسه می‌ کنند. 

هر گروه موظف است وضعیت جدید را با شرایط قبل آن، ازنظر کمٌی و کیفی مقایسه و شاخص‌های بهبودیافته را به صورت کمّی ارائه کند. حاصل این فرایند پدید آمدن تغییرات کوچک در همۀ بخش‌های سازمان است که درنهایت منجر به تغییر اساسی در کل سازمان خواهد گردید. 

تعمّق در فرایند اجرایی کایزن به‌خوبی نشانگر آن است که کایزن صرفاً یک تکنیک و روش نیست، بلکه یک رویکرد نگرشی و تغییری رفتاری است. ما زمانی می‌توانیم این فرایند را در سازمان‌های خود به اجرا درآوریم که قادر باشیم تغییر در نگرش و رفتار را در تک‌تک نیروهای خود به وجود آوریم؛ پس کایزن را ابتدا باید از خود شروع کنیم.

آنگاه کتاب سراغ مراحل پنج‌گانۀ اجرای کایزن در سازمان، خانواده، اتاق شخصی و حتی میزکار اشخاص می‌رود که اصطلاحاً به آن نظام 5S می‌ گویند.

۱. جداسازی: Sei – ri: جداسازی به‌معناي تشخيص اجزای ضروری از غيرضروری، اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويت‌ها براي رهايي از غيرضروری‌هاست.

۲. مرتب‌سازی: Sei – ton: نظم و ترتيب به‌معني قرار دادن اشياء در مكان‌هاي مناسب و مرتب است به‌نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و به كار بردن اشياء موردنياز، بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود.

 ۳. پاکسازی و نظافت: Sei – so: پاکسازي عبارت است از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگی‌ها و مواد خارجي. به‌عبارت ديگر پاكيزه‌سازی نوعي بازرسی است. بازبيني و پاكيزگی محيط كار برای حذف آلودگی‌ها در اين بخش از نظام 5۵  مؤکد است.

۴. مستندسازی: Sei – ketsu: مستندسازی تنظیم فرایند درست کار در سازمان است تا بار دیگر اشتباهات گذشته تکرار نشود و روند فعالیت کاری به حالت پیشین خود باز نگردد.

۵. انضباط فردی و مسئولیت‌پذیری در انجام کار: Shi – tsu – ke: انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايی‌ها جهت انجام يك وظيفۀ خاص. نكتۀ اصلي در اينجا ايجاد عادت‌های درست به‌جای عادت‌های نادرست است.

کتاب پس از توضیح پنج گام کایزن به دقت اجراي کايزن در واحدهاي مختلف گروه صنعتي مکرر را تشریح کرده و آنگاه روش‌های پياده سازی کايزن در سازمان را بیان می‌ کند: آموزش مديريت ارشد سازمان؛ آموزش مديران و کارکنان؛  فراخوان جهت تشکيل گروه‌های کايزن؛ تشکيل کميته ارزيابي کايزن؛ طراحی فرم‌های ارزيابی پروژه‌ها‌؛ ارزيابی اوليه طرح‌های کايزن؛ اجرای مراحل کايزن توسط گروه‌های کايزن؛ و ارزيابی و اهدای جوايز.

کتاب کوشیده است با مثال‌هایی ساده و ملموس روش‌هاي کایزن در راه‌اندازی یک سیستم فروش بهتر، ایجاد رابطه بهتر با مشتریان و افزایش بهره‌وری سیستم در یک شرکت و سازمان ایرانی را کاملا تشریح کند و به نوعی یک دستیار گام به گام برای مدیران و کارکنان علاقه‌مند به دانش مدیریت باشد.

کتاب «مدیریت ژاپنی: کایزن؛ به همراه گزارشی جامع از طرح‌های اجراشده» نوشته دکتر محسن گل‌پور در ۲۰۴ صفحه را انتشارات آرمان رشد رهسپار بازار کتاب کرده است.

عراقچی: بحران ناشی از هزینه تأمین مالی بدهی‌های آمریکا تنها آغاز ماجراست

بیشتر بخوانید:

نقش حیاتی عواطف در سیاست؛ «دردفاع از پوپولیسم چپ»

هشت تمرین در اندیشه‌ سیاسی با هانا آرنت

چگونه ذهن خود را از اطلاعات بی‌فایده خالی کنیم؟

«جوان خام»، معجونِ بی‌پولی و قمار و عشق

معجزه اقتصادی کریم خان زند: مالیات اندک، رونق بازار و بهبود معیشت

اطاعت از اقتدار؛ نبرد وجدان و فرمان

تماشاخانه

فیلترینگ را بردارید ؛ این تنها راه نجات امنیت شبکه است

حرکت ماشین‌ها شبیه قایق موتوری / سرازیر شدن آب از سقف خانه‌ها / خطر در کمین شهرهای مرکزی ایران

فیلم های دیگر