همیشه «بیشتر کار کردن»، نشانه موفقیت نیست؛ «کم‌کاری استراتژیک» چیست؟

عصر ایران/ سواد زندگی؛ مریم طرزی – ممکن است ساعت‌ها برای نوشتن یک ایمیل، اصلاح یک گزارش یا مرتب کردن یک فایل وقت بگذارید؛ اما در پایان روز که به فهرست کارهایتان نگاه می‌کنید، متوجه شوید مهم‌ترین کارها هنوز انجام نشده‌اند.

این اتفاق لزوماً به این معنا نیست که تنبل بوده‌اید یا به اندازه کافی تلاش نکرده‌اید. شاید مشکل دقیقاً برعکس باشد: برای کارهای کم‌اهمیت بیش از اندازه انرژی گذاشته‌اید.

ما در فرهنگی زندگی می‌کنیم که «بیشتر کار کردن» را تقریباً مترادف «موفق‌تر بودن» می‌داند. از محیط کار گرفته تا شبکه‌های اجتماعی، دائماً پیام‌هایی از این جنس می‌شنویم: بیشتر تلاش کن، بیشتر یاد بگیر، بیشتر کار کن و همیشه بهترین باش.

اما همیشه بیشتر، بهتر نیست.

اینجاست که مفهوم «کم‌کاری استراتژیک» مطرح می‌شود؛ رویکردی که می‌گوید لازم نیست همه کارها را با یک میزان دقت، وسواس و انرژی انجام دهیم.

هنر واقعی این است که بدانیم کدام کار ارزش بهترین عملکرد ما را دارد و کدام کار فقط باید به‌موقع و "به‌اندازه کافی خوب" انجام شود.

مشکل از جایی شروع می‌شود که همه کارها برایمان «خیلی مهم» می‌شوند

تصور کنید دو کار روی میز شماست.

یکی نوشتن یک خبرنامه داخلی است که چند ده نفر آن را خواهند خواند. دیگری بررسی بودجه‌ای است که تصمیم درباره آن می‌تواند میلیون‌ها تومان برای یک شرکت هزینه داشته باشد.

اگر چهار ساعت برای زیباتر کردن خبرنامه وقت بگذارید و فقط نیم ساعت برای بررسی بودجه، احتمالاً آدم کم‌کاری نیستید؛ اتفاقاً بسیار هم سخت‌کوش بوده‌اید.

اما انرژی‌تان را در جای اشتباهی خرج کرده‌اید.

کم‌کاری استراتژیک دقیقاً از همین‌جا شروع می‌شود: همه کارها ارزش یکسانی ندارند و بنابراین نباید سهم یکسانی از وقت، تمرکز و انرژی ما بگیرند.

به بیان ساده‌تر:

لازم نیست در همه چیز عالی باشید؛ باید بدانید در چه چیزهایی عالی بودن اهمیت دارد.

کمال‌گرایی؛ فضیلتی که می‌تواند علیه ما عمل کند

کمال‌گرایی در ابتدا شبیه یک ویژگی مثبت است. فرد کمال‌گرا دقیق است، مسئولیت‌پذیر است و دوست دارد بهترین نتیجه را ارائه دهد.

مشکل زمانی آغاز می‌شود که «خوب انجام دادن» تبدیل به «بی‌نقص انجام دادن» شود.

در این حالت، یک ایمیل ساده ممکن است بارها بازنویسی شود، یک گزارش چندین بار از ابتدا خوانده شود و حتی جزئیاتی که تأثیر چندانی بر نتیجه ندارند، ساعت‌ها ذهن ما را درگیر کنند.

مطالعات مختلف نیز نشان داده‌اند که کمال‌گرایی شدید می‌تواند با فشار روانی، اضطراب و فرسودگی بیشتر همراه باشد.

دلیلش چندان پیچیده نیست: توان ذهنی و تمرکز ما نامحدود نیست.

وقتی انرژی ذهنی خود را صرف تصمیم‌های کوچک و جزئیات کم‌اهمیت می‌کنیم، بخشی از ظرفیت لازم برای تصمیم‌های مهم‌تر را از دست می‌دهیم.

بنابراین مسئله فقط مدیریت زمان نیست؛ مدیریت انرژی ذهنی هم هست.

سارا چگونه ۷۵ میلیون تومان صرفه‌جویی کرد؟

برای درک بهتر موضوع، سارا را تصور کنید؛ مدیر بازاریابی یک شرکت.

او دو وظیفه مهم دارد:

کار اول: نهایی کردن بودجه یک کمپین بازاریابی سه‌ماهه که حدود ۵۰۰ میلیون تومان هزینه دارد.

کار دوم: نوشتن خبرنامه هفتگی داخلی شرکت که حدود ۵۰ نفر آن را می‌خوانند.

سارا می‌تواند چهار ساعت برای خبرنامه وقت بگذارد؛ جمله‌ها را بارها اصلاح کند، فونت‌ها را تغییر دهد و ظاهر آن را بی‌نقص کند.

در این حالت، احتمالاً یک خبرنامه بسیار زیبا خواهد داشت؛ اما ممکن است فرصت بررسی دقیق بودجه را از دست بدهد.

راه دیگر این است که خبرنامه را در ۳۰ دقیقه آماده و ارسال کند؛ متن را یک بار برای خطاهای واضح بررسی کند و بعد سراغ کار اصلی برود.

اگر در چهار ساعت باقی‌مانده، خطایی در تخصیص بودجه پیدا کند که مثلاً ۱۵ درصد از هزینه‌ها را تحت تأثیر قرار دهد، ارزش این زمان بسیار بیشتر از آن چیزی خواهد بود که صرف بی‌نقص کردن خبرنامه می‌شد.

این یعنی سخت‌تر کار کردن همیشه به معنای نتیجه بهتر نیست؛ گاهی باید هوشمندانه‌تر کار کرد.

نتفلیکس و یک درس مهم: منتظر محصول بی‌نقص نمانید

نمونه جالب دیگری را می‌توان در تاریخ نتفلیکس دید.

وقتی این شرکت در سال ۲۰۰۷ وارد دنیای پخش آنلاین شد، فناوری هنوز فاصله زیادی با وضعیت امروزی داشت. سرعت اینترنت پایین‌تر بود، ویدئوها ممکن بود متوقف شوند و کیفیت و تنوع محتوا نیز محدود بود.

نتفلیکس می‌توانست منتظر بماند تا همه‌چیز کامل شود.

اما اگر چنین می‌کرد، ممکن بود ورودش به بازار آنلاین سال‌ها عقب بیفتد.

این شرکت ترجیح داد محصولی را عرضه کند که کامل نبود، اما قابل استفاده بود و بعد، بر اساس تجربه و بازخورد کاربران، آن را بهتر کند.

این تصمیم به نتفلیکس اجازه داد زودتر وارد بازار شود، رفتار کاربران را بشناسد و محصولش را به‌تدریج توسعه دهد.

این فلسفه را می‌توان در یک جمله خلاصه کرد:

گاهی محصول خوبِ امروز، از محصول بی‌نقصِ فردا ارزشمندتر است.

در دنیایی که فناوری و بازار با سرعت زیادی تغییر می‌کنند، وسواس برای کامل کردن همه چیز می‌تواند باعث شود فرصت اصلی را از دست بدهیم.

چطور «کم‌کاری استراتژیک» کنیم؟

این ایده فقط برای مدیران و شرکت‌های بزرگ نیست. می‌توان آن را در زندگی روزمره هم به کار گرفت.

۱. کارهای مهم و کم‌اهمیت را از هم جدا کنید

هر روز یا هر هفته، فهرست کارهایتان را مرور کنید و از خودتان بپرسید:

اگر فقط فرصت انجام سه کار را داشته باشم، کدام سه کار بیشترین تأثیر را دارند؟

کارهایی که مستقیماً با اهداف مهم شما ارتباط دارند، باید بیشترین زمان و انرژی را بگیرند.

کارهای اداری، تکراری یا کم‌اهمیت را می‌توان ساده‌تر و سریع‌تر انجام داد.

۲. برای بازبینی کارها سقف تعیین کنید

یکی از دام‌های کمال‌گرایی، اصلاح بی‌پایان است.

متنی را می‌نویسیم، اصلاحش می‌کنیم، دوباره می‌خوانیم و باز هم چیزی برای تغییر پیدا می‌کنیم.

برای کارهای معمولی، از قبل مشخص کنید چند بار قرار است آنها را بررسی کنید.

مثلاً:

• یک بار برای انجام کار؛ یک بار برای اصلاح اشتباه‌های واضح؛ و سپس پایان.

قرار نیست هر متن ساده‌ای بارها و بارها بازنویسی شود.

۳. برای کارهای کم‌اهمیت زمان مشخص بگذارید

اگر برای یک ایمیل ساده دو ساعت زمان در نظر بگیرید، احتمالاً پیدا کردن جزئیات جدید برای اصلاح آن هم دو ساعت طول خواهد کشید!

به جای آن، برای کارهای کم‌اهمیت محدودیت زمانی تعیین کنید.

مثلاً به خودتان بگویید: «برای این ایمیل ۲۰ دقیقه وقت دارم.»

وقتی زمان محدود باشد، ذهن بهتر تشخیص می‌دهد کدام جزئیات واقعاً مهم‌اند و کدام‌ها نه.

۴. کارهای تکراری را ساده کنید

همه کارها نیاز ندارند شخصاً و از اول انجامشان دهید.

برای کارهای تکراری می‌توان از قالب‌های آماده، ابزارهای دیجیتال یا کمک گرفتن از دیگران استفاده کرد.

هدف این نیست که مسئولیت‌هایمان را کنار بگذاریم؛ هدف این است که وقت و انرژی خود را برای کارهایی نگه داریم که حضور و تصمیم‌گیری خودمان در آنها ضروری است.

کم‌کاری استراتژیک با تنبلی فرق دارد

این شاید مهم‌ترین نکته مقاله باشد.

کم‌کاری استراتژیک به معنای فرار از کار نیست.

تنبلی یا اهمال‌کاری یعنی کاری را که باید انجام دهید، عقب بیندازید یا انجام ندهید.

اما در کم‌کاری استراتژیک، کار انجام می‌شود؛ فقط برای هر کار به یک اندازه وقت و انرژی صرف نمی‌کنیم.

فرد اهمال‌کار ممکن است یک ایمیل را سه روز عقب بیندازد.

اما فردی که کم‌کاری استراتژیک را بلد است، ممکن است همان ایمیل را در ۱۵ دقیقه بنویسد، یک بار بررسی کند و بفرستد؛ چون می‌داند کار مهم‌تری هم در انتظار اوست.

پس:

کم‌کاری استراتژیک به معنی کمتر کار کردن نیست؛ بلکه کمتر انرژی هدر دادن است.

وقتی مدیر کمال‌گرا باشد، کل تیم خسته می‌شود

این موضوع فقط به بهره‌وری فردی مربوط نیست و می‌تواند فرهنگ یک مجموعه را هم تغییر دهد.

اگر مدیری روی تک‌تک جزئیات وسواس داشته باشد، کارکنان نیز به‌تدریج یاد می‌گیرند که هیچ کاری نباید کوچک‌ترین نقصی داشته باشد.

نتیجه می‌تواند جلسات طولانی، اصلاح‌های بی‌پایان، ترس از اشتباه و کند شدن تصمیم‌گیری باشد.

اما وقتی مدیر نشان می‌دهد که بعضی کارها فقط باید «به‌اندازه کافی خوب» باشند، اعضای تیم هم راحت‌تر می‌توانند انرژی خود را روی ایده‌ها و تصمیم‌های مهم‌تر بگذارند.

البته این به معنای بی‌توجهی به کیفیت نیست.

اتفاقاً برعکس؛ یعنی کیفیت بالا را برای جایی نگه داریم که واقعاً اهمیت دارد.

کجا نباید کم‌کاری کنیم؟

کم‌کاری استراتژیک یک قانون همیشگی و بدون استثنا نیست.

در بعضی حوزه‌ها، «به‌اندازه کافی خوب» اصلاً کافی نیست.

در موضوعاتی مانند ایمنی جانی، پزشکی، هوانوردی، مهندسی سازه، مسائل حقوقی، حریم خصوصی و رعایت مقررات، دقت باید در بالاترین سطح ممکن باشد.

همین‌طور در تصمیم‌هایی که پیامدهای جدی و بلندمدت دارند، نباید کیفیت را قربانی سرعت کرد.

یک قانون ساده می‌تواند راهنمای ما باشد:

هرچه هزینه اشتباه بیشتر باشد، باید دقت بیشتری به خرج دهیم.

هنر موفق بودن، انتخاب محل تلاش است

شاید یکی از مهم‌ترین مهارت‌های زندگی و کار این باشد که بدانیم کجا باید تمام توانمان را بگذاریم و کجا نه.

قرار نیست همه ایمیل‌ها شاهکار باشند، همه جلسات تاریخی شوند یا همه گزارش‌ها بی‌نقص باشند.

بعضی کارها فقط باید انجام شوند.

بعضی دیگر، ارزش بهترین نسخه ما را دارند.

بنابراین دفعه بعد که خودتان را درگیر اصلاح یک جزئیات کوچک دیدید، یک سؤال ساده از خودتان بپرسید:

«آیا این کار واقعاً ارزش این همه وقت و انرژی را دارد؟»

اگر پاسخ مثبت است، تمام توانتان را به کار بگیرید.

اگر نه، کار را به اندازه‌ای که لازم است انجام دهید و انرژی‌تان را برای جایی نگه دارید که واقعاً تفاوت ایجاد می‌کند.

موفقیت همیشه نتیجه بیشتر کار کردن نیست؛ گاهی نتیجه این است که بدانیم کجا نباید بیشتر کار کنیم.

کانال تلگرامی سواد زندگی: savadzendegi@

غرق شدن کشتی مسافربری در نزدیکی گیرنه با 267 سرنشین

بیشتر بخوانید:

مدیریت انرژی به‌جای مدیریت زمان: این راز بهره‌وری افراد موفق است

چگونه مغزمان را برای شاد بودن تربیت کنیم؟

عادت به زمزمه کردن؛ از قطع مکالمه ذهنی تا کشف شادی

چرا برخی تشکر کردن بلد نیستند؟ سپاسگزاری را یاد بگیریم!

پشت پرده «به تعویق انداختن کارها» چه خبر است؟ ( + راهکارهای عملی)

کمال گرا نباشید / کار خود را همین الان و با همین شرایط آغاز کنید

تماشاخانه

پمپ‌بنزین‌ها یک چیزی را لو می‌دهند / بنزین هست؛ اما چرا نیست؟

سجاد رود؛ سدی که کشاورزان را بیچاره می‌کند ، جنگل را می‌بلعد و آینده‌اش نامعلوم است

فیلم های دیگر